Comment faciliter la communication lors de ses voyages d’affaires à l’étranger ?

Les voyages d’affaires servent souvent à se rapprocher de ses clients, collaborateurs ou prestataires se trouvant dans une autre ville, voir même à l’étranger, afin de faciliter la collaboration avec eux.

Cependant, lors du voyage, l’on peut souvent avoir tendance à négliger les clients et prestataires se trouvant dans notre propre pays, à cause d’un manque de temps ou de moyens de communication.

L’importance des voyages d’affaires

Homme d'affaire en train d'envoyer un sms lors de son déplacement professionnel à l'étranger.

Les voyages d’affaires sont essentiels pour développer l’activité d’une entreprise internationale.

Selon une étude réalisée par la société d’étude de marché YouGov en 2017, 93 % des français assurent que le voyage d’affaire est un plaisir et 76 % d’entre-eux le décrivent comme un motif de fierté. Le voyage d’affaire est donc bien un facteur de réussite pour une entreprise.

En effet, il permet d’aller à la rencontre de ses clients et de ses prestataires se trouvant dans une autre ville ou même parfois à l’étranger et de mieux les connaître, ce qui est très bénéfiques pour entretenir de bonnes relations.

De plus, aller à la rencontre de ses collaborateurs permet de voir dans quel environnement de travail ils évoluent, ce qui vous donne l’occasion de mieux les comprendre, et de savoir exactement de quoi ils ont besoin et quelles sont leurs attentes. Cette meilleure connaissance de ses clients permet d’être plus performant une fois de retour en entreprise, car l’on connaît exactement leurs besoins. Vous pouvez donc travailler de manière plus efficace une fois de retour dans votre pays.

Dans certains cas, les voyages d’affaires ont pour but de se rendre à des congrès ou des conférences sur un thème en lien avec votre secteur d’activité. Bien que ce type de déplacement ne semble pas essentiel, il permet de s’ouvrir à de nouvelles perspectives et de trouver de nouvelles sources d’inspiration. En effet, dans le cas d’un voyage à l’étranger, il permet de découvrir comment fonctionnent les autres cultures et de pouvoir s’en inspirer afin d’améliorer ses propres méthodes de travail.

De même, accueillir des voyageurs d’affaires dans son entreprise ne peut être que positif. Soyez ouvert aux commentaires de vos invités, incitez-les à vous donner leur avis sur votre manière de travailler et prenez en compte les commentaires afin de vous améliorer constamment.

Les voyages d’affaires sont très bénéfiques aussi bien pour les voyageurs que pour les personnes les accueillant. Cependant, il est possible de rencontrer quelques difficultés lors de son voyage.

Les difficultés que l’on peut rencontrer lors d’un voyage d’affaire

Selon l’étude de la société YouGov mentionnée ci-dessus, 46 % des français décrivent le voyage d’affaire comme une source de fatigue et 32 % comme une source de stress.

Il est donc indéniable que le voyage d’affaire peut s’avérer éprouvant pour certains, surtout lorsqu’il s’agit d’un long déplacement à l’étranger.

Le choc culturel peut être l’un des premiers facteurs éprouvants du voyage. Il peut s’agir d’habitudes différentes, de nourriture à laquelle l’on n’est pas habitué, etc. Dans tous les cas, avoir un choc culturel est toujours difficile à surmonter, surtout lorsque l’on se retrouve seul dans un nouveau pays.

Lorsque l’on arrive dans un nouveau pays, on peut aussi avoir des soucis de paiement, avec une carte bancaire qui ne fonctionne pas, des problèmes d’assurance en cas d’accident physique, de logement et bien d’autres.

Pour faire face à toutes ces difficultés, l’idéal est de compter sur une agence pour organiser votre voyage, afin de le rendre le plus agréable possible et de profiter pleinement de tous les avantages cités ci-dessus.

Cependant, une autre difficulté peut survenir : celle de la communication. En effet, lorsque l’on voyage à l’étranger, il est toujours difficile de garder un contact direct avec ses clients et prestataires restés dans le pays d’origine. Communiquer par email semble être le moyen le plus facile mais il est aussi très indirect. Passer un coup de téléphone peut être coûteux, surtout lorsque l’on se trouve en dehors de l’Europe.

Quels sont donc les meilleurs moyens pour faciliter la communication lors des voyages d’affaires et ainsi réduire toute source de stress ?

Les solutions pour faciliter la communication

Il existe de nombreux outils de communication fonctionnant avec Internet et ne représentant donc aucune dépense. C’est le cas d’applications comme Skype, WhatsApp et bien d’autres. Cependant, ces plateformes de communication ne sont pas des outils professionnels.

Avec les progrès technologiques, de nombreux outils de télécommunications de plus en plus performants et adaptés au monde des affaires sont apparus. L’un d’entre-eux est le standard téléphonique virtuel.

Il s’agit d’un standard téléphonique fonctionnant avec la technologie WebRTC ce qui lui donne la particularité d’être accessible depuis tout type de dispositif connecté à Internet, que ce soit un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Le standard téléphonique virtuel est très simple à installer car il ne requiert aucune mise en place de logiciel et ne représente aucun coût de maintenance.

Le standard téléphonique virtuel permet de passer et recevoir des appels où que vous vous trouviez, sur n’importe quel dispositif connecté à Internet. Il a cependant une particularité très pratique : tous vos appels seront passés et reçus depuis le même numéro, quelque soit le dispositif sur lequel vous vous trouvez.

Il est donc possible de maintenir une communication constante avec vos collaborateurs se trouvant dans votre pays d’origine, lors de vos déplacements professionnels.

Gardez le contrôle sur vos affaires à la maison lors de vos déplacements et voyagez en toute tranquillité.

Maintenant, que vous avez votre toutes les clés en mains pour gérer votre communication, pour simplifier encore plus votre départ ou votre retour et vivre une expérience grand confort. Réservez votre solution de mobilité Shipotsu et profitez de votre voyage en toute simplicité !

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