Quelles sont les étapes clés d’une politique voyage optimale ?

Équipe d'entreprise chargé de la mise en place d'une politique voyage au sein de la société.

Les voyages d’affaires représentent un outil indispensable dans le but de développer l’activité d’une entreprise, c’est pour cela que ces derniers sont contrôlés et régulés au sein de la société. Car il est indispensable d’encadrer ces déplacements professionnels dans le but d’instaurer une équité entre tous les collaborateurs de la structure. C’est pourquoi via cette politlique voyage les entreprises doivent trouver la bonne formule adaptée à leur politique interne, cela représente un travail complexe et une utilisation adaptée à sa mise en place s’avère indispensable.

Une politique voyage d’entreprise, c’est quoi ?

Une PVE est un règlement intérieur qui régule l’organisation des déplacements professionnels de ses collaborateurs. Elle est présente dans quasiment tout types d’organisations, des PME jusqu’aux grands groupes. Elle a pour axes principaux :

  • Les règles relatives aux coûts des déplacements professionnels
  • Les règles sur la sécurité des voyageurs ainsi que la cyber-sécurisation des données.
  • Les règles relatives au processus d’organisation des voyages d’affaires comme une liste des compagnies aériennes à privilégier, des fournisseurs, réservation des billets, des transports et  du logement en avance,etc…
  • Les règles relatives au confort et au bien-être de leurs collaborateurs via des voyages en classe économiques ou classe affaires, types d’hôtels, etc…

Définir les objectifs de votre politique voyage

Vous souhaitez réduire vos coûts, accroître la sécurité de vos collaborateurs, promouvoir leur confort via des politiques bleisure dans le but de rendre vos voyageurs plus efficaces et productifs lors de leurs déplacements ?

Être à l’écoute et impliquer vos collaborateurs

Tout le monde aime avoir le choix, permettez à vos collaborateurs de sélectionner eux-même leur chambre d’hôtel, billet d’avion ou autres dans un cadre défini. Les entreprises mesurent de plus en plus la satisfaction de leurs voyageurs( plus de 50 %), ce facteur est devenu un point essentiel dans l’élaboration d’une PVE. Elle est principalement abordée du côté fluidité de parcours ainsi que le confort des voyageurs. C’est-à-dire via une optimisation de leur temps pour éviter toute inactivité, fatigue et stress. Lieu de rendez-vous proche de l’hôtel, accès au lounge de l’aéroport, classe affaires, transport jusqu’à leur hôtel ou lieu de rendez-vous,etc…

Maîtriser les coûts et le bien-être

La maîtrise des coûts était l’une des principales raisons de la création d’une politique voyage, cependant de plus en plus d’entreprises tendent à ne plus négliger le confort de leurs collaborateurs en déplacement. En leur assurant de bonnes conditions de voyages, les entreprises évitent du stress, de la fatigue et une baisse de motivation qui pourraient impacter l’efficacité et la réussite des déplacements de leurs collaborateurs. “des voyageurs satisfaits sont plus productifs ”, mentionne Laurent Bensaïd, directeur Account Manager chez BCD Travel.

Également de plus en plus d’entreprises mettent offre la possibilité à leurs collaborateurs de pratiquer le voyage bleisure via des billets pour des événements dans la ville d’accueil, un prolongement du séjour pour découvrir la ville ou autre activités loisir dans le but d’accroître le bien-être et la satisfaction de leurs collaborateurs.

Les outils de réservation en ligne

De nombreuses entreprises ont portée et continue de concentrer leurs efforts autour de l’amélioration du processus d’utilisation de la PVE. L’évaluation de la pertinence du déplacement, l’utilisation d’outils online, ou encore l’utilisation d’outils simples de gestion des dépenses. Miser sur des outils simples d’utilisation pour les voyageurs représente un bon investissement qui favorise le respect des règles de la PVE.

Lorsque les organisateurs ( Travels manager) ou les voyageurs eux-mêmes disposent d’outils simples d’utilisation, fluides et intuitifs pour organiser leurs déplacements, ils apprécieront cette centralisation de leurs données de voyage et de ne surtout pas perdre de temps lors de l’organisation tout en s’assurant que cela respecte la politique mise en place en interne. En investissant dans un outil de réservation en ligne centralisant les réservations, les approbations et la validation des demandes, les entreprises simplifient leur processus tout en faisant respecter les règles internes.

La gestion des frais

Les voyageurs sont bien souvent contraints d’avancer leurs frais de déplacement et beaucoup jugent que leurs sociétés sont en retard et ne facilite pas le processus de gestion de note de frais. Pour résoudre cette problématique, plusieurs entreprises ont introduit la carte corporate dans le but de faciliter la gestion des notes de frais.

Shipotsu permet une gestion des coûts tout en augmentant le bien-être des voyageurs d’affaires

Le temps est la ressource la plus précieuse pour les entreprises. Nous leur proposons de l’optimiser, de permettre à leurs collaborateurs de se déplacer sans le moindre stress tout en augmentant leur bien-être.Dans le but de permettre aux entreprises ainsi qu’à leurs collaborateurs de planifier et de gérer toute leur mobilité. Nous avons créé la carte de mobilité, la Smart Mobility Shipotsu Business.

Cette dernière ouvre un accès instantané à un espace personnalisé aux professionnels leur permettant de commander et de gérer tous les services de mobilité et de conciergerie répondant à leurs besoins. Fini les notes de frais ! Cet accès a été pensé et conçu pour simplifier la gestion des frais de mobilité des entreprises. Enfin, les voyageurs d’affaires connaissaient les Miles, désormais à chaque achat réalisé, ces derniers récolteront des points nommés les SHIP-POINTS convertibles en de multiples services.

Pour en savoir plus, et obtenir votre carte Smart Mobility Business Shipotsu ainsi que toutes les informations utiles à son sujet, il vous suffit de vous rendre sur notre page entreprise et de nous contacter.Enfin, retrouvez également notre article sur  “Les nouveaux programmes de fidélité sur-personnalisés”.

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